Vorlage Datenschutz G-Portal

Wichtige Erläuterung zu diesem Dokument:

Als Verantwortlicher Ihrer Subdomain sind Sie im Sinne Art. 5 DSGVO nach Art. 12- 14 DSGVO verpflichtet, die Besucher Ihrer Webpräsenz über die Datenerhebungen bei deren Besuch zu informieren, die in Ihrer alleinigen Verantwortung liegen, z.B. für das Streikmodul und die Registrierung für Veranstaltungen und das damit zusammenhängende Veranstaltungsmanagement.

Hiermit geben wir Ihnen eine Orientierungshilfe für die Erstellung Ihrer Informationen. Die Verantwortung für die Inhalte Ihrer Datenschutzinformationen liegt ausschließlich bei Ihnen. Die Inhalte müssen tatsächlich vorhandene Datenerhebungspraktiken auf Ihrer Subdomain transparent und verständlich wieder geben. 

Über Datenverarbeitungen, die zn-d weit einheitlich gelten, informiert der Portalbetreiber zentral im textlich durch Sie unveränderbaren Bereich per fester Verlinkung. 

Datenschutzinformation über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserem Gewerkschaftsportal (G-Portal): hier URL eintragen 
im zukunftsnetzwerk digital (zn-d-Portal)

Stand der Datenschutzinformation: TT.MM.JJ

Verantwortlicher für dieses G-Portal innerhalb des zn-d- Portals

Für minimalen Pflegeaufwand verlinken Sie an dieser Stelle einfach auf Ihr Impressum.

Ihre Datenschutz-Rechte 

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 EU-DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 EU-DSGVO. 

Zur Durchsetzung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte direkt an uns über:

….hier Ihre zentrale Datenschutzadresse bzgl. Datenschutzfragen von Betroffenen einsetzen…

oder zentral an den zn-d- Portal-Betreiber über: datenschutz@dbb-digitalservice.de.

Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 EU-DSGVO.

Datenschutzbeauftragter

Hier geben Sie eine Kontaktadresse zu Ihrem eigenen Datenschutzbeauftragten/Datenschutzansprechpartner an.

Verantwortlichkeiten innerhalb des Portals

Verantwortlichkeiten innerhalb des Portals

Datenschutzinformationen zu Verarbeitungen, durch den Betreiber der des o.g. G-Portals

1. Funktionen auf unserem G-Portal bei denen personenbezogene Daten durch Ihre manuellen Eingaben und/oder Ihrer Einstellungen verarbeitet werden:

1.1. Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.)

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

1.2. Digitaler Rechtsschutz-Antrag (geplant)

Wenn Sie in einem derartigen Antragsformular Ihre Daten eingeben …was passiert dann mit den Daten, bitte Prozess beschreiben: wer erhält die Daten wofür und wie lange werden diese gespeichert? Bitte hier konkret beschreiben.

Rechtsgrundlagen Art. 6 (1) b DSGVO Vertragsanbahnung und -erfüllung und Art. 9 (d) DSGVO Verarbeitung sensibler Daten durch uns als Gewerkschaft.

1.3. Streik-Teilnehmermanagement

Die Datenerhebung mit diesem Modul erfolgt zu folgenden Zwecken:

1. Streikteilnahme / Anwesenheitserfassung
   • Organisation
2. Zuordnung der Teilnahme zur streikenden Gewerkschaft, erforderlich für organisatorische und abrechnungsrelevante Zwecke.
3. Streikort / Streikdatum 
   • Dokumentation der Teilnahme an konkreten Arbeitskampfmaßnahmen, erforderlich für organisatorische Nachweise sowie ggf. leistungsbezogene Prozesse (z. B. Streikunterstützung).
4. Statusgruppe (z. B. Beamte, Tarifbeschäftigte)
   • Erforderlich zur korrekten Einordnung im Kontext arbeitsrechtlicher und gewerkschaftlicher Regelungen, z.B. Auszahlung Streikgeld.
5. Vorname / Nachname / E-Mail
   • Eindeutige Identifikation der teilnehmenden Person sowie Abgleich mit bestehenden Mitgliedsdaten.
6. Dienststelle
   • Erforderlich zur organisatorischen Zuordnung und zur Vermeidung von Missbrauch (z. B. Mehrfachmeldungen).
7. Zeitpunkt der Datenerfassung
   • Dient der Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit der Teilnahmeerfassung.
8. (Perspektivisch) Standortdaten (Geo-IP / GPS)
   • Zur Verhinderung von Missbrauch (z. B. unberechtigte Teilnahmebestätigungen ohne physische Anwesenheit). Verarbeitung erfolgt ausschließlich anlassbezogen und unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit.

Folgende personenbezogene Daten geben wir für folgende Zwecke weiter:

…Falls das der Fall ist im Rahmen des Streikmoduls dann bitte hier inkl. Empfänger nennen…

Rechtsgrundlagen Art. 6 (1) b DSGVO Vertragsanbahnung und -erfüllung und Art. 9 (d) DSGVO Verarbeitung sensibler Daten durch uns als Gewerkschaft.

 1.4. Pushnachrichten

Sie können sich in unserem G-Portal sogenannte Push-Nachrichten aktivieren und konfigurieren. Entsprechend Ihren selbstgewählten Einstellungen erhalten Sie dann Benachrichtigungen im Browser auf Ihrem Endgerät.

Rechtsgrundlagen Art. 6 (1) a DSGVO Ihre Einwilligung

1.5. Chatfunktion

Sie können eine Chatfunktion aktivieren und darüber mit anderen Mitgliedern in Kontakt treten und mit diesen kommunizieren. Die Chats enthalten immer Ihren Klarnamen und sind nicht verschlüsselt.

Rechtsgrundlagen Art. 6 (1) a DSGVO Ihre Einwilligung

1.6. Kommentarfunktion

Im Sinne des sozialen Miteinanders soll eine transparente und personalisierte Kommunikation innerhalb des Portals erfolgen. Wenn Sie also ein Kommentar im Portal hinterlassen, erscheint für alle eingeloggten Nutzer sichtbar, wer diesen Kommentar verfasst hat. Die Angabe des „Verfasser“ (Klarnamen in Ihrem Mitgliederprofil) wird technisch automatisch aus Ihrem Mitgliederprofil gezogen. 

Mit der Abgabe eines Kommentars mit Ihrem Klarnamen aus Ihrem Mitgliederprofil erfolgt die Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 (1) a DSGVO.

1.7. Newsfeeds (zusammengefasste News per E-Mail)

Newsfeeds (Neuigkeiten per E-Mail)

1.8. Bewerber-Management

Sollten Sie weitere Datenverarbeitungen vornehmen, zu denen es Sinn macht, an dieser Stelle darüber entsprechend der DSGVO zu informieren, z.B. Bewerbermanagement, Videoüberwachung… dann ergänzen Sie dies hier… innerhalb Ihrer eigenen organisatorischen Prozessen könnten Sie dann pragmatisch auf diesen Abschnitt verlinken. 

Rechtsgrundlagen Art. 6 (1) b DSGVO Vertragsanbahnung und -erfüllung und Art. 9 (d) DSGVO Verarbeitung sensibler Daten durch uns als Gewerkschaft sowie für die Speicherdauer Art 6 (f) DSGVO bzgl. der Abwehr von geltend gemachten AGG-Ansprüchen.

1.9. Sonstiges

Sollten Sie weitere Datenverarbeitungen vornehmen, zu denen es Sinn macht, an dieser Stelle darüber entsprechend der DSGVO zu informieren, dann ergänzen Sie dies hier analog der vorgenannten Punkte. Innerhalb Ihrer eigenen organisatorischen Prozessen könnten Sie dann pragmatisch auf diesen Abschnitt verlinken. 

2. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten,

die nicht bereits zu den einzelnen Funktionen benannt sind:

In unserer Organisation erhalten nur die Mitarbeiter im erforderlichen Umfang Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Alle Mitarbeiter sind auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.

Eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb unserer Gewerkschaft erfolgt ggf. an 

• Bitte ergänzen den Empfänger und den Zweck der Datenweitergabe, wenn Sie Daten weitergeben… bzw. weisen Sie auf die in den vorgenannten Punkten diesbezgl gemachten Angaben.
• von uns beauftragte Dienstleister, die zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Ihre Daten erhalten, wenn diese die datenschutzrechtlichen Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Dies können beispielsweise Unternehmen der Kategorien: IT-Dienstleistungen, wie z.B. zur Verfügungstellung der technischen Infrastruktur zum Betrieb unseres G-Portals durch den Betreiber des zn-d-Portals, Druck- und Versanddienstleistungen, Marktforschungsunternehmen, Kundenservice, Datenvernichtung sein. Diese Dienstleister sind sogenannte AV-Dienstleister (Auftragsverarbeiter) nach Art, 28 DSGVO, die besonders vertraglich nach gesetzlichen Vorgaben verpflichtet sind. 

Eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht/ erfolgt an….

Daten, die wir von Dritten über Sie erhalten

…Wenn Sie Daten von Dritten über die Betroffenen erhalten (Daten also nicht direkt beim Betroffenen erheben) beschreiben Sie das entsprechend an dieser Stelle. Sollten Sie keine Daten von Dritten erhalten, können Sie diesen Punkt ersatzlos löschen oder mit dem Text: „Keine“ oder „findet nicht statt“ befüllen.

Dauer der Datenspeicherungen zu vorgenannten Themen

Sofern diese nicht in den vorangegangen Punkten bereits benannt wurden.

Allgemein: Nach Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. I.d.R. bestehen 6, 8 bzw. 10 jährige Aufbewahrungspflichten für Organisationen und Unternehmen.

Wenn Sie konkrete Aufbewahrungsfristen haben, benennen Sie diese bitte hier entsprechend…

Datenverarbeitungen auf Basis Ihrer Einwilligung stellen wir mit dem Eingang Ihres Widerspruchs ein. 

Unsere Auftritte in den Sozialen Medien

Hier ggf. die ansteuerbaren Datenschutzinformationen bzgl. Ihrer Webauftritte in Facebook, Instagram, youtube…aus denen Sie hierher verlinken, um Ihren DSGVO-Informationspflichten auf den sozialen Netzwerken entsprechend nachzukommen. Alternativ verlinken Sie von hier aus auf Ihre Datenschutzerklärungen, die Sie innerhalb der sozialen Netzwerke zur Verfügung stellen.

Automatische Datenerfassung beim Besuch des zn-d-Portals inkl. der G-Portale

Automatische Datenerfassung beim Besuch des zn-d inkl. unseres G-Portals

Authentifizierung und Benutzerverwaltung

Authentifizierung und Benutzerverwaltung